Aprender a delegar: el reto de todo empresario

Uno de los grandes retos que todo empresario se enfrenta a lo largo de su carrera profesional es, sin duda, aprender a delegar.

A mí también me ha pasado, y me sigue pasando en algunas ocasiones. Intento abarcarlo todo, convenciéndome a mí mismo de que podré realizar todas las tareas pendientes sin pedir ayuda a nadie.

Sin embargo, esto no está más lejos de la realidad. Lo único que consigues es que acabes tu jornada laboral con el agua al cuello y llegues a tu casa con la sensación de no haber terminado todo el trabajo.

No existe una única forma de hacer las cosas y ceder algunas responsabilidades es necesario para mejorar y avanzar hacia los objetivos propuestos.

«Delegar es confiar en tí, y en los demas»

En este artículo te voy a hablar de cómo delegar tareas de forma eficaz. Para eso, debemos conseguir realizar tres sencillos pasos que nos permitirán tener una visión global de la situación. Además, te daré algunas recomendaciones y  consejos para crear un ambiente de trabajo basado en la confianza y la comunicación.

1. Define los objetivos

Este debería ser el primer paso antes de comenzar con la distribución de las tareas. No tiene sentido que empecemos a trabajar sin tener claro cuál es nuestra meta final.

Tenemos que definir unos objetivos claros, es decir, que es lo que queremos conseguir y en cuánto tiempo. Una vez tengamos esto claro, podremos desarrollar las tareas oportunas que nos permitan conseguir estos objetivos.

2. Explica bien las tareas

Muchas veces te habrá pasado. En tu cabeza tienes construido un esquema mental y todo tiene sentido, pero cuando comienzas a explicárselo a tus empleados te miran como si estuvieras hablando en otro idioma.

Te recomiendo que antes de comenzar a explicarle a tus compañeros que es lo que deben hacer, cojas un papel y un lápiz y realices un croquis donde puedas ver cuál es la idea que tenías al principio.

Con esto, tu equipo lo entenderá de forma más fácil y conseguirás ahorrar tiempo en volver a explicar lo mismo dos veces.

3. Asigna las tareas y realiza un seguimiento

Una vez que hayamos definido cuáles son los objetivos que queremos conseguir, y cómo vamos a conseguirlos a través de la creación de tareas específicas, ya podemos realizar la asignación de las tareas.

Además, es muy importante que dejes claro que pueden contar contigo si tienen alguna duda. Realizar un seguimiento de lo que tu equipo está haciendo te permitirá conocer si se están consiguiendo los objetivos propuestos.

«Enfocarnos en los objetivos, definir las tareas y crear un plan de acción nos permitirá conocer más fácilmente cuáles son las tareas que podemos delegar»

CONSEJOS PARA APRENDER A DELEGAR

1. SÉ HONESTO CONTIGO MISMO

Este debería ser el paso principal antes de asignar cada tarea.

Reconoce que puedes hacer y que no, y  qué persona o personas dentro de tu equipo están más capacitadas para hacer las tareas mejor que tú.

Hay muchas barreras mentales que debemos eliminar. Intenta no pensar en «yo lo haría mejor», pues entonces no le estarás dando una oportunidad a tus trabajadores de demostrarte lo que son capaces de hacer y no creerás un buen ambiente de trabajo.

2. DEFINE EL PERFIL NECESARIO PARA REALIZAR LAS TAREAS

Una vez conozcas las tareas específicas que se deben llevar a cabo, será mucho más fácil saber que tipo de profesional se debería encargar de cada tarea.

Muchas veces se necesitan conocimientos específicos para ciertas tareas, por lo que crear un perfil adecuado que para realizar la actividad te permitirá delegar la tarea en tu empresa de manera mucho más fácil.

3. ASIGNA CADA TAREA AL PERFIL ADECUADO

Con la tarea y el perfil bien definidos previamente, es el momento de analizar individualmente todos los empleados que hay en tu equipo.

Saber su experiencia previa, las debilidades y fortalezas de cada uno, cómo se comportan ante la resolución de un problema… Todas estas variables te facilitarán la asignación de tareas individualmente.

Otro factor muy importante a tener en cuenta es la carga de trabajo con la que tiene que lidiar cada miembro de tu oficina. No debemos sobrecargar de tareas a una sola persona, puesto que se verá abrumado y no podrá realizarla con éxito.

4.  NO SOLO DELEGUES TAREAS FÁCILES

Esto que, a simple vista, puede parecer una tontería es una parte esencial si queremos mantener a un equipo motivado y con ganas de conseguir los objetivos propuestos.

Si solo asignamos las tareas más fáciles, tu personal tendrá la sensación de que «no es importante» en el proyecto, o en la oficina en general.

Para mantener la motivación alta, debes asignar cierta responsabilidad a cada uno, para que sientan que realmente son una pieza fundamental en el trabajo diario y en la consecución de los objetivos.

5. CREA CONFIANZA EN TU EQUIPO

Debes dar confianza y dar la oportunidad a tu equipo de demostrar que son merecedores de esa confianza.

Ser justo, fomentar la comunicación bidireccional, admitir los errores de cada uno, evitar el favoritismo, escuchar lo que cada miembro tiene que decir… Hay muchas formas de mejorar esa confianza. Debes pararte a pensar cuáles son las debilidades que tenéis como equipo y mejorarlas juntos.

«Un buen líder sabe qué tareas debe delegar y a qué persona en concreto»

Cómo ha visto, los beneficios de delegar tareas son múltiples. Existen unos pasos concretos qué deberías seguir antes de distribuir las tareas. Si lo haces de forma aleatoria y sin un estudio realizado antes, te darás cuenta de que al final habréis perdido mucho tiempo en realizar cada uno trabajo que al ponerlo en conjunto, no tiene ningún sentido.

Si aún no te he convencido sobre porque deberías delegar más tareas, piensa que no eres inmortal, ni perfecto y que, cómo todo el mundo, tienes vacaciones o días de reuniones que te ocupan todas las horas de trabajo. Esto hace que te ausentes en tu puesto de trabajo y, tarde o temprano, tengas que aprender a dejar la carga de trabajo a tus empleados y mejorar la gestión del equipo.

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