Aprender a priorizar: métodos prácticos para conseguirlo con éxito

Uno de los grandes problemas con los que hoy en día tiene que lidiar todo profesional, es, sin duda, el tiempo. Es una variable imprescindible en nuestro día a día que tenemos que aprender a controlar y optimizar.

Seguro que alguna vez te has dicho a ti mismo:

• «Me hacen falta un par de horas más al día»
• «Saco todo el trabajo adelante pero siempre hay algo que se queda atrás»

Esto ocurre cuando tenemos la sensación de que nos hemos dejado alguna tarea importante sin realizar. Para evitar esto, debemos aprender a conocer cuáles son las tareas que tenemos que realizar antes, y cuáles no son realmente importantes.

¿Ssabías que priorizar es un arte? Un arte que te ayudará a conseguir el éxito independientemente del área al que te dediques.

Cuando hablamos de priorización, no nos referimos al hecho de asignar tareas, sino de ordenarlas cronológicamente en tu día para saber cuáles realizar primero, y cuáles debemos aplazarlas para más adelante.

Una vez hayas aprendido cómo priorizar tu tiempo, te darás cuenta de que parte de tu trabajo no es realmente importante, o al menos, no necesita ser en ese momento.

En esta guía voy a explicarte algunos métodos prácticos que se centran en la gestión del tiempo y te muestran una visión clara de todo tu trabajo pendiente. Con ellos, aprenderás a priorizar y conseguirás tener bajo control tu tiempo y tu trabajo.

1.  CREA UNA LISTA MAESTRA

Antes de querer priorizar todas las tareas que tenemos pendientes, debemos organizarlas correctamente para poder tener una visión global de todo el trabajo que está por hacer.

Esta lista comienza con las tareas u objetivos globales que queremos conseguir realizar a largo plazo, para a continuación separarse en tres secciones:

• Tareas mensuales
• Tareas semanales
• Tareas diarias 

La clave está en centrarse en el último eslabón. Conocer todo el trabajo que debes realizar hoy te supondrá afrontar el trabajo de una manera más sencilla y eficaz.

2. EL MÉTODO ABCDE

Este método, inventado por Brian Tracy, nos ayuda a priorizar las tareas dividiéndolas en cinco listados con respecto al orden de importancia.

Para llevarlo a cabo, simplemente necesitamos un papel en blanco y un lápiz. Escribiremos las iniciales ABCDE y añadiremos al lado de ellas las tareas ordenadas según orden de importancia.

• A – Prioridad muy alta.
• B – Prioridad media.
• C – Prioridad baja.
• D – Tareas que puedes delegar a otros miembros del equipo.
• E – Tareas que puedes eliminar de tu lista.

3. «CÓMETE LA RANA PRIMERO»

Esta celebre frase viene de la traducción en inglés de «Eat the Frog First», de Mark Twain. 

Viene de un dicho por este escritor, afirma que: «Si tu trabajo fuera comerte una rana, cometela nada más empezar la mañana. Si te tuvieras que comer dos ranas, cómete la más grande primero». Además, este pensador afirma que «si haces esto lo primero, no podrá ocurrirte nada peor durante el resto del día».

Estarás pensando, “madre mía, qué asco, una rana”.

Pues sí. Una rana. Pero es una metáfora que se quiere refiere a la tarea más complicada y engorrosa que tienes pendiente por hacer.

Eso quiere decir, que debes realizar las tareas más difíciles nada más comenzar la jornada laboral. 

Siguiendo con la idea del método, «la rana» sería la tarea más importante que tienes que hacer durante el día y por lo tanto, la primera en tu lista de cosas por hacer.

4. LA MATRIZ DE EISENHOWER 

Eisenhower fue el 34º presidente de Estados Unidos, y durante su presidencia manejo los conflictos durante la Guerra Fría y acabó con la guerra de Corea.

Este político era muy organizado y metódico, por lo que creó su propio método de priorización de tareas.

Consiste en una matriz que, de manera fácil, y muy efectiva, reconoce cuáles son las tareas que aún están pendientes, y las ordena según su orden de importancia, simplemente teniendo en cuenta dos variables principales: urgencia e importancia. 

La idea principal de este método es reconocer, dentro de estos cuatro cuadrantes, cuáles son las tareas que más importantes y urgentes son, y por lo tanto, las que deberías realizar primero. Se divide en:

• Urgente e importante: estas son las tareas que deberían realizarse primero.
• Importante, pero no urgente: estas serían las metas a largo plazo, que aunque siempre hay que tenerlas en cuenta, no deben ser realizadas en el momento.
• Tareas no importantes, pero urgentes: Son tareas que quizás, puedes delegar a alguien o terminarlas una vez hayas completado las más importantes.
• Tareas no importantes, y no urgentes: Estas teóricamente, son las que deberías dejarlas a un lado, y eliminarlas de tu planificación de tareas.

Como ves, hay muchos métodos que nos pueden servir para mejorar nuestra productividad y ayudarnos a tener una visión más completa sobre cuáles son las tareas más importantes y las que tenemos que completar antes que otras.

Muchas veces, queremos abarcar todo y eso hace que nuestro trabajo se nos vuelva cuesta arriba y no terminemos ninguna tarea con éxito.

Si sigues alguno de los consejos que te he dado en esta guía, estoy seguro de que optimizarás tu jornada laboral mucho más y terminarás de realizar todas las tareas pendientes con éxito.

¿Y tú? ¿Tienes otro método diferente para priorizar? ¡Te leo en comentarios!