Descubre todo lo que un calendario online puede hacer por ti
Los calendarios son parte de nuestra rutina diaria. La mayoría de profesionales (por no decir todos) utilizan una agenda o un calendario para organizarse el año, los meses, las semanas y los días.
Son una herramienta muy útil porque nos permiten tener toda la información en un mismo lugar: apuntamos cita, reuniones, listas de la compra, cumpleaños, tareas por hacer… Es una especie de «diario de a bordo» entre lo personal y lo profesional.
Antes, a final de cada año, pasábamos por una papelería y elegíamos la agenda que mejor se adaptara a nosotros. Una con letras grandes, con una portada bonita, con espacio suficiente, con los días ordenados como nosotros quisiéramos…
Sin embargo, la revolución online ha rediseñado también esta parte de nuestra vida. Existen herramientas online que nos permiten organizar nuestra rutina de una manera rápida, sencilla y ordenada.
Es cómo si nuestra agenda de papel pudiera tener voz y te dijera «Oye, mañana tienes una reunión con un cliente a las 10:30». ¿Que maravilla, no?
Pues esto, y mucho más pueden hacer los calendarios en línea.
En este post voy a exponerte 10 razones por las que deberías usar una agenda o calendario online.
1. Utilízalo desde diferentes dispositivos
Una de las comodidades de los calendarios online es la posibilidad de poder utilizarlo en cualquier dispositivo.No importa si estás en la oficina con el ordenador, en el tren con el móvil, o sentado en el sofá de tu casa con la tablet. Tendrás la posibilidad de revisar tu calendario desde diferentes aparatos móviles, simplemente descargándote la aplicación que estés utilizando para gestionarlo, e introduciendo tu nombre y usuario.
2. Recibe recordatorios y avisos
Como hemos dicho antes, sería genial que la agenda esa de papel que llevamos toda la vida usando abriera su tapa y nos dijera «Oye, no te olvides de llevar a tu hijo al dentista hoy a las 18:30».
Bueno, pues esto lo podemos conseguir con los calendarios online. Solo tenemos que programar un recordatorio, y este nos saldrá durante varios días en la página de inicio como algo que tenemos pendiente de hacer.
Sí, como una secretaria online.
3. Crea y borra sin límites
Otra de la característica que no pasa desapercibida y que no podíamos tener con el formato de papel, es la posibilidad de borrar las notas. Bueno, quizás, en tu agenda de papel, si lo hacías a lápiz, posteriormente podías borrar con una goma. Pero el resultado no era el mismo, ¿verdad?.
Tachones, hojas borrosas, tipex… Hacen que nuestra agenda no tenga un aspecto limpio y además sea más difícil de leer.
La posibilidad que tienen los calendarios online es que nos permiten crear y borrar sin límites.
Añade notas y elimínalas en tan solo un clic y mantén siempre tu calendario limpio y ordenado.
4. Compártela con tu equipo
Esta, sin duda, es la ventaja más grande que encontramos en utilizar un calendario online compartido.
Tener una visión de cuáles son las tareas y responsabilidades de tu equipo completo nunca ha sido tan fácil. Puedes tener una visión global de las reuniones y citas de todos tus compañeros.
Cada miembro de tu equipo tendrá la posibilidad de añadir y eliminar información, escribir notas, y en general, modificar la información que hay dentro del calendario online compartido.
Cada empleado tendrá un color asignado y cada nota que añadan aparecerá en el color que se les haya asignado, lo que hace que toda la información se muestre muy clara e intuitiva.
5. Organiza reuniones y citas grupales
Muy ligado a lo que acabamos de comentar arriba, la posibilidad de organizar reuniones con los miembros de tu equipo de manera online facilita mucho la comunicación de tu oficina. No hace falta que vayas escritorio por escritorio: «Oye, ¿te viene bien el martes a las 12:00 para hablar sobre el proyecto del mes que viene?
Con tu calendario o agenda online tienes la capacidad de ajustar las mejores fechas, simplemente chequeando la disponibilidad de cada uno de los empleados.
6. Sin límite de espacio
¿Quién no se ha quedado sin espacio para escribir en la agenda de papel cuando teníamos muchas cosas que hacer en un día?
Los espacios de los calendarios de papel son reducidos y sólo te permiten escribir un número limitado de horas. Seguro que había días donde no apuntabas casi nada, y otros que no sabías donde meter todas las cosas que tenías que hacer. Dabas la vuelta a la libreta, escribías en el lateral, usabas asteriscos para indicar que la información estaba en otro lado…
Con los calendarios online podrás escribir todo lo que quieras en un día, sin preocuparte del espacio que necesites. Puedes escribir medio Quijote, y tendrás todo bien ordenado y fácil de leer.
7. Sincronízalo con Facebook
La mayoría de los calendarios online, te permiten sincronizar tu cuenta de Facebook con la aplicación.
Esto es muy útil si quieres añadir un evento a la red social que posteriormente has organizado en tu calendario. Es muy fácil e intuitivo y te redirige directamente a la página de Facebook.
8. Crea todos los calendarios que quieras
¿Imaginas llevar una agenda de papel, otra personal, otra para compartirla con los miembros del equipo… ¡Necesitarías una mochila muy grande para meter esa cantidad de libros!
Los calendarios online te permiten crear todos los que quieras: una personal, otra profesional, otra con los miembros de un proyecto concreto…
Tú decides qué información compartir y con quién.
9. Personalízalo como quieras
Cambia el color, el tamaño de letra, el idioma…
Tú decides qué aspecto quieres que tenga tu calendario online. Te permite adaptar el diseño como mejor se adapte a ti.
10. La mayoría son gratuitos
Google Calendar, Doodle, Britix24, son algunos de los calendarios online más famosos que existen actualmente en el mercado.
Y lo mejor: son gratis.
Es cierto que Doodle y Britix24, tienen una versión premium que te permite compartir la aplicación o características más avanzadas como realizar e-mail marketing o añadir el mapa de Google.
Sin embargo, todos te permiten hacer las funciones que hemos explicado arriba y son super intuitivas y fáciles de registrar.
Lo ideal sería que tu CRM tuviera incorporado una aplicación que te permitiera tener un calendario online, que se pudiera sincronizar con el resto de aplicaciones que usas. Si no tienes esa posibilidad, te aconsejo que «gratis cueste lo que cueste», y te recomiendo que utilices alguno de los que hemos comentado ahí arriba.
Si aún no tienes un calendario online o no te habías planteado tenerlo nunca, espero haberte convencido de que es una gran herramienta que puede ayudarte a organizar tu día a día. Tendrás toda la información disponible (tuya y de tu equipo) en cualquier momento y en cualquier dispositivo, de una manera limpia y ordenada.
Y tú, ¿utilizas un calendario online? ¿Conoces alguno que no hayamos mencionado arriba? ¡Déjanos un comentario!