¿Qué es un Diagrama de Gantt? Cómo usarlo y ejemplo

Tienes un gran proyecto por delante. Fechas de entrega, reuniones, llamadas, análisis de presupuestos… Hay mil y una cosas que hacer. Tus compañeros te acribillan a mensajes y correos electrónicos y tu no sabes ni por donde te vienen las tortas. Las tareas se solapan y no sabes cuando empieza una, termina otra, si están interconectadas o si son independientes entre sí. Lo único que sabes es que tienes mucho trabajo por delante, muy poco tiempo y un escritorio donde no cabe un papel más.

Te podría decir que estuvieras tranquilo, que eso le pasa a todo el mundo y que al final todo se organizará por sí solo. Pero no sería verdad. En vez de eso, hoy te vengo a hablar del Diagrama de Gantt, una manera muy fácil e intuitiva de organizar todo tu trabajo y saber que es lo que debes hacer en cada momento.

El Diagrama de Gantt es un esquema que representa visualmente un proyecto a lo largo del tiempo. Normalmente, está dividido por tareas y representa el estatus de dicha tarea por colores. Por ejemplo, en rojo las tareas que aún están por terminar, en azul las que están pendientes de revisión y las verdes, las que ya se han realizado.

¿Cuáles son las características de un Diagrama de Gantt?

Esta manera de organizar las tareas nos proporciona una visión muy clara de nuestro trabajo y de las obligaciones que tenemos pendientes, porque:

• Puedes visualizar la fecha de comienzo de la tarea.
• Conocer cuáles son las diferentes tareas existentes dentro de un proyecto.
• Comprobar las distintas personas a las que son asignadas las tareas.
• Saber el estado de las tareas: por empezar, en ejecución o finalizado.
• Ver aber quién está trabajando en cada proyecto.
• Conocer cuando las tareas comienzan y terminan.
• Revisar la fecha de finalización de cada proyecto.

Como ves, con todas estas variables es mucho más sencillo poder conocer quien está trabajando en qué tareas específicas. Además no solo mejora la comunicación entre el equipo, sino que ayuda a crear sinergias entre los diferentes miembros de la empresa, y en saber en todo momento quien se debe ocupar de ciertos objetivos.

¿Cuáles son las partes de un Diagrama de Gantt?

El diagrama de Gantt es un esquema sencillo y muy fácil de seguir que debería estar compuesto por varias partes, las cuáles son:

• Lista de tareas: consiste en un listado vertical de todas las tareas que forman un proyecto.
• Calendario o cronograma: en este se encuentran todas las tareas, y puede estar organizado por días, semanas o meses.
• Barras horizontales: estas son encargadas de mostrar la longitud de la tarea, y conocer su duración en el tiempo.
• Progreso: esto puede venir señalado por un porcentaje o por un color y nos indica cuál es el estado de la tarea.
• Asignación de tareas: indica la persona o personas que deben realizar esta tarea en concreto.

Para que te sea más sencillo de entender, a continuación voy a mostrarte una imagen muy clara para que puedas conocer mucho mejor de lo que estamos hablando.

VENTAJAS DEL DIAGRAMA DE GANTT

1. Visualiza tu proyecto completo

Este esquema te ayuda a conocer la complejidad de tu proyecto, ya que, por un lado te muestra todas las tareas que lo conforman, y, por otro, te dice la longitud en el tiempo que te va a llevar estas tareas. Tendrás una visión global de todo el trabajo que queda por hacer.

2. Comprueba como las tareas están conectadas o no

Podrás conocer si una tarea debe comenzar cuando la anterior haya terminado, o en cambio, deben solaparse en el tiempo para la consecución de los objetivos.

3. Conoce quien está ocupado y quien no

Una de las cosas más importantes en una empresa es conocer los recursos que tenemos, y por supuesto, el recurso más valioso de tu empresa, son las personas. Saber si tus empleados están ocupados o no y conocer si puedes acudir a ellos para trabajar en ciertas tareas te permitirá gestionar mucho mejor el tiempo y la productividad de tu oficina.

4. Gestiona a tu equipo dentro de un mismo documento

Una buena comunicación entre tu equipo es clave para que las cosas salgan bien. Es por eso que tener a todo los miembros que van a trabajar en el proyecto en un mismo esquema ayudará a generar sinergias entre ellos, conocer si se pueden ayudar unos a otros y comprobar el trabajo de cada uno.

Y ahora seguro que te estás haciendo la pregunta del millón: ¿donde puedo hacer yo uso de esta herramienta? Pues bien, hay infinidad de opciones donde se pueden realizar este tipo de diagramas. Desde Excel hasta páginas específicas de internet. Lo ideal sería que tu software tuviera incluido este tipo de extensiones. 

Si, en cambio, no es tu caso, te dejo aquí varias páginas de internet que se encargan de realizar este tipo de diagramas, y que pueden ser muy útiles para comenzar a utilizar este tipo de herramientas:

• Gantt – está en inglés, pero es muy sencilla y fácil de manejar.
• Google Calendar – Aunque es cierto que no se pueden generar proyectos, pueden agregarse todas las tareas que necesites en el tiempo y compartirlo con tus compañeros para que puedan conocer en qué estado de trabajo se encuentran.
• Trello – una aplicación que te permite generar sinergias entre tu equipo muy fácilmente, con la generación y asignación de tareas por bloques y repartidos en el tiempo.
• Zoho Projects – Esta es, sin duda alguna, la que más me gusta y la que tenemos implantada en nuestra oficina. Te permite gestionar proyectos online de manera dinámica y te ofrece cientos de posibilidades para crear, medir y seguir tareas. 

¡Ahora es tu turno! Pon a prueba este tipo de herramientas y ya verás como tu la comunicación y productividad de tu equipo da un salto estratosférico en su forma de trabajar. Cuéntame en comentarios qué te ha parecido y si te ha sido útil toda esta información.